Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d'engagement, aussi appelée comptabilité en partie double, est un système qui permet d'enregistrer les transactions à deux moments clés :
L'engagement : au moment de la réception ou de l'émission d'une facture.
La réconciliation : lors du paiement effectif de cette facture.
Avec Ownily, nous avons mis en place un système qui vous permet d'automatiser ces enregistrements tout en gardant le contrôle sur vos engagements financiers. Ici, nous parlons exclusivement des comptes clients et fournisseurs (comptes 411 et 401).

Suivez ce guide pas à pas pour bien comprendre comment gérer votre comptabilité en partie double sur Ownily !

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

✅ La création et la réconciliation des engagements est disponible pour tous les utilisateurs Ownily en Essai ou Abonnés OPTIMUM.

Attention ! Une tâche spécifique a été intégrée au parcours de clôture pour vous permettre de gérer les engagements non réconciliés avant la fin de l'exercice comptable. Vous pourrez ainsi choisir entre reporter ces engagements sur l'exercice suivant ou les déclarer en perte. Cependant, notez que le parcours de clôture est uniquement accessible aux utilisateurs abonnés.

1. Comment enregistrer un engagement ?

Où puis-je créer mes engagements ?

Cette année, comme nous avons mis en ligne notre nouveau système de suivi des engagements et d'inventaire des comptes 4 clients et fournisseurs au mois de MARS 2025, vous n'aurez pas d'autre choix que de créer vos engagements via la nouvelle tâche de clôture intitulée "Inventaire clients / fournisseurs".
Rendez-vous donc au point 4 "Dans le parcours de clôture".

Selon votre situation, vous allez pouvoir ajouter vos engagements à 4 endroits distincts dans Ownily :

Lors de la reprise de votre comptabilité :
En ajoutant une ligne 411 (compte "Clients") à l'actif circulant et/ou une ligne 401 (compte "Fournisseurs") dans les "Dettes et assimilés" au passif de votre reprise de bilan, vous pouviez déjà enregistrer un solde global sur ces comptes.

Désormais, vous pouvez, en cliquant sur la petite loupe qui s'affiche à côté de ces soldes, venir expliquer d'où viennent ces soldes en enregistrant les engagements correspondants.




Dans la page "Mes engagements" :

Vous l'avez peut-être déjà remarqué : une nouvelle page a intégré notre interface dans la section "Ma comptabilité". Elle s'appelle "Mes engagements".

Sur cette page, vous allez pouvoir ajouter de nouveaux engagements grâce au bouton "+ Ajouter un engagement" en haut à droite de l'interface.



Attention à bien sélectionner l'exercice comptable sur lequel vous souhaitez ajouter un engagement grâce au sélecteur en haut à droite, positionné à côté du bouton d'ajout d'un engagement. Vous serez bloqué au niveau des dates de votre engagement pour qu'elle soit comprise dans l'exercice comptable sélectionné. Bien entendu, vous ne pourrez pas ajouter de nouveaux engagements sur un exercice comptable clôturé.



Dans la page "Mes transactions" :

Vous aurez aussi la possibilité de créer vos engagements lors de la réception / de l'émission du paiement pour directement venir les associer entre eux : engagement / paiement.

Pour cela :
Rendez-vous sur la page "Mes transactions"
Sélectionnez la transaction de paiement de l'engagement
Catégorisez-la en choisissant les nouvelles catégories "Loyers dus sur les années précédentes" ou "Charges dues sur les années précédentes" selon s'il s'agit d'une recette ou d'une charge.




Sélectionnez l'exercice comptable sur lequel vous souhaitez ajouter un engagement



Dans l'exemple ci-dessus, "Avant 2024" représente l'exercice de reprise de votre comptabilité, ici l'exercice 2023.

Dans le parcours de clôture :

Nous avons ajouté une nouvelle tâche dans le bloc 2 "Établir les comptes" du parcours de clôture intitulée "Inventaire clients / fournisseurs".
Dans cette nouvelle tâche, vous pourrez gérer vos engagements restés impayés mais également en créer de nouveaux si vous n'avez pas souhaité les ajouter au fil de l'eau pendant votre exercice comptable ou s'il vous en manque.

Par défaut, Ownily ouvrira automatiquement l'interface de création des engagements si les soldes renseignés dans votre reprise de bilan, sur les lignes comptables correspondant aux comptes 411 - Clients et 401 - Fournisseurs, sont supérieurs à 0 car cela signifiera que vous avez des engagements datant d'avant 2024 qui n'avaient pas encore été soldés.



Attention ! Ownily a appliqué un contrôle qui vous bloquera si le total des engagements que vous essayez d'ajouter sur l'exercice de reprise est supérieur aux montants renseignés dans les lignes comptables 411 - Clients et/ou 401 - Fournisseurs. Si vous souhaitez ajouter un solde d'engagement supérieur à celui indiqué dans la reprise, il faudra retourner dans votre reprise de bilan, dévalider le bilan et ajuster les montants renseignés sur les lignes comptables dédiées.

Vous l'aurez compris, Ownily essaie de s'adapter au mode de fonctionnement de chacun. Si vous préférez ajouter vos engagements dès la réception de votre facture, vous le pouvez ; si vous préférez créer l'engagement au moment de la réception / de l'émission effective du paiement, vous le pouvez ; enfin, si vous préférez attendre la clôture pour le faire, vous le pouvez aussi.

Comment ajouter un engagement ?

Pour ajouter un engagement, Ownily vous propose toujours le même parcours, peu importe où vous vous situez sur l'interface.

Sélectionnez la date de votre engagement (c'est-à-dire la date d'émission de votre facture).
Saisissez le montant de votre engagement et le libellé comme pour une transaction manuelle classique.
Précisez la nature de votre engagement.



Ensuite, vous vous retrouvez dans un parcours absolument identique à la catégorisation d'une transaction.
Et voilà, vous savez maintenant comment ajouter un engagement sur Ownily.

2. Comment réconcilier un engagement ?

La réconciliation d’un engagement consiste à associer un paiement effectif à une facture enregistrée comme engagement. Avec Ownily, ce processus est simplifié et optimisé pour vous éviter toute ressaisie inutile.

Étapes pour réconcilier un engagement :

Accédez à la page "Mes transactions"
Sélectionnez la transaction correspondant au paiement de l'engagement
Identifiez la ligne de transaction liée au paiement d'une charge ou d'un loyer antérieur.
Catégorisez la transaction :
- Si c'est un revenu, choisissez la catégorie "Loyers dus sur les années précédentes".
- Si c'est une charge, sélectionnez "Charges dues sur les années précédentes".

Réconciliation automatique des engagements

Une fois la transaction catégorisée, Ownily détecte automatiquement les engagements qui pourraient correspondre. Cette correspondance repose sur le montant de la transaction et de l'engagement.

Une liste des engagements correspondants vous est alors proposée.



Il ne vous reste plus qu'à sélectionner l’engagement adéquat pour l’associer définitivement à la transaction.




Ownily vous évite ainsi toute gestion manuelle fastidieuse en facilitant le rapprochement entre vos factures enregistrées et leurs paiements.

3. Comment reporter ou déclarer en perte un engagement resté impayé ?

Lors de la clôture de votre exercice, Ownily vous permet de gérer les engagements non soldés afin d’assurer une comptabilité fidèle à votre activité via une tâche appelée "Inventaire clients/fournisseurs".

Étape 1 : Reprise et réconciliation des engagements

Tout au long de l’année, vous avez pu enregistrer des engagements dans Ownily, que ce soit :
✔️ Lors de la reprise de votre comptabilité (comptes 411 - Clients et 401 - Fournisseurs).
✔️ Dans la page "Mes engagements" de votre espace comptable.
✔️ Directement depuis "Mes transactions", en associant un paiement à un engagement existant.

Ces engagements peuvent être :

Réconciliés ✅ (soldés, donc ne figurant plus dans le total).
Restés ouverts 🕒 (en attente de paiement ou d’encaissement).
Manquants ❗ (si certains engagements n'ont pas encore été saisis).

Consultation du solde actualisé :

Ownily met à jour un solde actualisé qui vous permet de visualiser les engagements restants à la clôture de votre exercice :
Si votre solde est nul, tous vos engagements ont été réglés.
Si votre solde est positif, il reste des montants en attente de paiement ou d’encaissement.



Dans l’exemple ci-dessus, le solde n’a pas bougé, car l’engagement de 1 000 € datant d’avant 2024 n’a pas encore été réconcilié.

En cliquant directement sur le solde, vous pouvez consulter la liste des engagements restants.



Si nécessaire, vous pouvez ajouter de nouveaux engagements pour l’année en cours avant de passer à la gestion des écarts !

Étape 2 : Gestion des écarts d’engagements

Si des recettes restent impayées à la clôture de votre exercice, vous avez deux options :
Les reporter sur l’année suivante :
- L’engagement sera conservé et transféré sur l’exercice comptable suivant.
- Vous pourrez le réconcilier ultérieurement dès que le paiement interviendra.

Les déclarer en perte :
- L’engagement sera considéré comme une charge irrécouvrable ou une créance définitivement perdue.
- Il sera imputé à l’exercice en cours et ne sera plus reporté sur l’année suivante.

Dans l’interface dédiée, vous retrouverez la liste de vos engagements non soldés et pourrez choisir l’action à appliquer pour chacun d’entre eux :
- Sélection individuelle : Pour chaque engagement, choisissez de le reporter ou de le déclarer en perte.
- Actions groupées : Utilisez les boutons "Tout reporter" ou "Tout déclarer en perte" pour appliquer une action globale à l’ensemble des engagements.
- Vue détaillée : Activez l’option "Tout déplier" pour afficher les détails de chaque engagement.



Vous remarquerez que vous n'avez pas cette étape 2 de gestion des écarts d'engagements pour la section dédiée aux charges constatées d'avance car nous considérons qu'il est impossible de pouvoir déclarer en perte une charge fournisseur restée impayée. Les engagements de charges sont donc systématiquement reportés sur l'année suivante s'ils n'ont pas été réglés au cours de l'exercice comptable.

Une fois vos choix validés, votre bilan comptable, votre balance et votre FEC seront mis à jour et vous pourrez finaliser la clôture de votre exercice en toute sérénité.

Mis à jour le : 07/03/2025