Acquisition d'un bien dans Ownily
Si vous arrivez sur Ownily au cours de votre premier exercice comptable, vous devrez enregistrer l'acquisition de vos biens.
Voici un guide détaillé pour vous aider à enregistrer, catégoriser et subdiviser correctement une transaction d'acquisition d'un bien.
Pour vous assurer une démarche sans erreur, suivez le étape par étape :
Munissez-vous de votre relevé de compte de notaire en lien avec l'acquisition de chaque bien.
Sur ce relevé de compte, vous avez toutes les opérations qui sont à retranscrire dans Ownily.
Dans Ownily, trouvez la ou les transactions qui remontent automatiquement liées à cette acquisition.
Vous devrez catégoriser et subdiviser cette transaction pour retomber sur le montant final de la transaction sur Ownily (voir Étape 3).
On va subdiviser la transaction liée à l'acquisition qui remonte automatiquement sur Ownily et qui représente le solde du compte du notaire.
Les subdivisions de cette transaction incluront tous les mouvements (crédit/débit) qui auraient dû se passer si on était passé par le compte de la SCI pour pouvoir les affecter dans les comptes comptables et les retracer automatiquement dans les documents comptables. Nous devons donc retrouver précisément le solde du notaire à la fin des subdivisions.
Dans les étapes 1, 2 et 2 bis, nous retrouvons les paiements effectués dans le process d'acquisition du bien. Tandis que dans l'étape 3, nous retrouvons le financement qui a permis cette acquisition.
Attention à chaque étape de sélectionner le bon bien dans la subdivision de la transaction.
Subdiviser avec la catégorie : "Acquisition d'un bien (prix du bien net de frais)"
💡 À quoi sert cette catégorie ?
Elle sert à indiquer que vous avez acquis un bien pendant l'année comptable et sert de contrôle puisque désormais, lorsque vous enregistrez un bien dans Ownily pour une année comptable donnée, le système remonte automatiquement ce bien dans le bilan. Vous n'avez donc plus besoin de saisir cette transaction manuellement; elle sera automatiquement intégrée dans votre bilan, assurant une mise à jour précise et rapide de vos états financiers.
Comment cela fonctionne ?
Lors de l'acquisition d'un bien, il est nécessaire de scinder sa valeur totale en plusieurs composants distincts tels que le bâtiment, les installations, et les agencements. Cette démarche est cruciale pour remplir correctement le formulaire CERFA, notamment la section "immobilisation - amortissement" qui exige un détail précis par compte comptable (voir la partie sur la complétion du CERFA).
Avant toute chose, assurez-vous de saisir les informations sur les amortissements de votre bien acquis dans l'année d'exercice. Ces informations sont essentielles car le système les utilise pour remplir automatiquement les comptes concernés :
2111002 Terrain - achat/vente
2131002 Bâtiments - gros œuvre, toiture, façade
2135002 Installations techniques électricité, eau, ascenseurs
2184002 Agencement intérieur, ameublement
Cela évite à l'utilisateur de devoir manuellement catégoriser chaque partie du bien dans les différents comptes comptables.
👉 Voir l'article suivant si besoin : IS - Paramétrer mes amortissements
Lier le bien en question
⚠️ Attention ! Seuls les biens acquis dans l'année d'exercice seront proposés.
Ajouter le justificatif
⚠️ Attention ! Vous ne pourrez valider l'ajout du justificatif uniquement si celui-ci a été émis la même année que l’acquisition du bien.
Valider
⚠️ Attention ! Il est crucial que le montant de l'acquisition que vous saisissez soit identique au prix d'achat net de frais indiqué dans la fiche du bien et qu'il corresponde au prix exact du bien indiqué dans l'acte de vente. Si le montant diffère, vous aurez le message "Voir le paramétrage" qui s'affichera pour vous indiquer que la valeur entrée ne correspond pas. Cela garantit que toutes les informations soient cohérentes et correctement enregistrées dans votre comptabilité.
Remarque : Il faut saisir ce montant au négatif puisqu'il s'agit de ce que vous avez payé pour acquérir ce bien.
Frais d'achat (à immobiliser)
Subdivisez avec la catégorie : "Frais d'achat (à immobiliser)".
Frais d'acquisition passés en charge
Vous pouvez également choisir la catégorie "Frais d’acquisition passés en charge" dans "Investissements et achats". Cela signifie que ce sera un compte 6 (charge) et ne sera pas immobilisé.
Frais d'achat (à immobiliser) & Frais d'acquisition passés en charge
Vous pouvez aussi subdiviser les frais d'achat entre les 2 catégories "Frais d'achat (à immobiliser)" et "Frais d'acquisition passés en charge".
Attention : Il peut y avoir confusion lorsque vous ne subdivisez pas correctement les frais d'achat et y incluez des taxes et impôts ainsi que des honoraires de gérance. N'oubliez donc pas de séparer les taxes et impôts et les honoraires de gérance des frais d'achat.
Remarque : Si vous utilisez la catégorie "Frais d'acquisition passés en charge" sans séparer les honoraires de gérance et taxes & impôts, cela n'aura pas d'impact dans le CERFA car il s'agit de comptes 6 qui vont diminuer le résultat comptable et se retrouveront donc dans la même case dans le CERFA.
Attention ! Si vous utilisez la catégorie "Frais d'achat (à immobiliser)" et que vous regroupez les taxes & impôts et les honoraires de gérance, vous allez immobiliser ces frais également, car vous les considérez comme faisant partie de l'acquisition. Par conséquent, vous allez les amortir sur plusieurs années alors que vous pourriez les passer en charges dès la première année. C'est un choix comptable.
Pour enregistrer correctement les autres types de frais et taxes non liés au notaire, suivez les étapes suivantes :
Subdivisez avec une catégorie de "Taxes et impôts" si vous avez payé une taxe.
Si vous avez payé une taxe (par exemple, la taxe foncière), subdivisez ces frais avec une catégorie de Taxe.
Exemple : Vous avez payé 100€ de taxe foncière.*
Subdivisez avec une des catégories "Honoraires de gérance" ou "Enregistrements et publications" si vous avez eu ce type de frais.
Si vous avez des honoraires de gestion ou des frais d'enregistrement et de publication, subdivisez ces frais avec les catégories appropriées.
Exemple : Vous avez eu 500€ de frais d'agence immobilière.*
Ensuite, pour payer tous ces frais, vous avez probablement utilisé un emprunt et/ou un apport en compte courant d'associé. Voici comment procéder pour chaque cas :
Emprunt bancaire :
Si l'acquisition a été financée par un emprunt bancaire qui est passé directement de la banque vers le compte du notaire, vous devez déjà avoir ajouté cet emprunt dans Ownily. Il est crucial de choisir le bon emprunt pour que cela remonte correctement au bilan. Si vous ne sélectionnez pas le bon emprunt, cela déséquilibrera votre bilan car les remboursements pourraient être attribués à un emprunt incorrect.
Subdivisez avec la catégorie : "Emprunt - Déblocage des fonds".
Saisissez le montant total de votre emprunt reçu. Le montant doit être saisi en positif.
⚠️ Attention à choisir le bon emprunt, sinon il ne remontera pas correctement au bilan.
Apport en compte courant d'associé :
Si une partie de l'acquisition a été financée avec un apport en compte courant d'associé qui est passé directement de votre compte bancaire personnel vers le compte du notaire, vous devez également ajouter cet apport dans la catégorie parente "Capital & Réserves".
Subdivisez avec la catégorie : "Apport/Remboursement d'un associé".
Saisissez le montant total de l'apport par compte courant d'associé qui a aidé à financer l'acquisition. Le montant doit être en positif.
Il faut faire tout cela dans la transaction d'acquisition d'un bien. Le financement de l'acquisition est essentiel à comprendre car il représente les entrées d'argent qui viennent toujours en positif, que ce soit de la banque ou des associés.
Dans le FEC, les comptes sont affectés.
Lors de l'acquisition d'un bien, toutes les transactions sont enregistrées avec précision pour pouvoir retracer toutes les opérations effectuées par la société.
Comme expliqué précédemment, le système d'Ownily enregistre directement les opérations de l'acquisition d'un bien dans le bilan N, à partir du prix du bien lui-même, sans nécessité votre intervention pour la catégorisation par les comptes 2011002 - Frais d’achat (à immobiliser) ; 2111002 - Terrain / achat & vente ; 2131002 - Bâtiments / gros œuvre, toiture, façade ; 2135002 - Instal. technique électricité, eau, ascenseurs ; 2184002 - Agencement intérieure/ameublement).
Attention ! L'enregistrement de ces opérations se fait bien au niveau du bilan et non au niveau de la reprise du bilan.
Cela remonte dans la déclaration 2033. Tout est regroupé dans une seule catégorie appelée : "Actif immobilisé - Immobilisations corporelles - Brut".
Les frais d'achats remontent dans la ligne 014 "Actif immobilisé - Immobilisations incorporelles - Autres - Brut". Tout se retrouve finalement à la ligne 044-048-Net "Actif immobilisé - Total I - Net".##
Et nous retrouvons le détail par compte que nous avons dans le bilan dans la section "Immobilisations - Amortissements - Plus values - Moins values" du CERFA car cette page du CERFA permet de retracer les acquisitions et les ventes des biens :
Par exemple :
La valeur du terrain est en ligne 426.*
La valeur de la construction est en ligne 430.*
Pour l'acquisition d'un bien sur Ownily, catégorisez le résidu que le notaire doit vous rembourser en raison d'un excédent de fonds avancés, de la manière suivante :
Acquisition d'un bien de valeur 145 000€ (au débit de votre relevé de compte notaire) => Catégorie Ownily = Acquisition d'un bien (prix du bien net de frais)
Par emprunt bancaire à hauteur de 100 000€ (inscrit au crédit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Emprunt - Déblocage des fonds dans Emprunts & frais associés
Par compte courant d'associé à hauteur de 45 000€ (inscrit au crédit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Apport/Remboursement d'un associé dans Capital & Réserves
Imaginons que les frais d'achat s'élèvent à hauteur de 1000€ => Catégorie - Frais d'achat (à immobiliser) dans Investissements & Achats
Prenons pour notre exemple :
Paiement du prorata de la taxe foncière par votre SCI = 100€ (inscrit au débit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Taxes & Impôts dans Impôts et Taxes. Attention à bien mettre le montant en négatif.
Paiement des frais d'agence par votre SCI = 500€ (inscrit au débit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Honoraires de gérance dans Frais de fonctionnement. Attention à bien mettre le montant en négatif.
Voici un guide détaillé pour vous aider à enregistrer, catégoriser et subdiviser correctement une transaction d'acquisition d'un bien.
Pour vous assurer une démarche sans erreur, suivez le étape par étape :
Etape 1 : Préparer les documents nécessaires
Munissez-vous de votre relevé de compte de notaire en lien avec l'acquisition de chaque bien.
Sur ce relevé de compte, vous avez toutes les opérations qui sont à retranscrire dans Ownily.
Etape 2 : Identifier les transactions dans Ownily
Dans Ownily, trouvez la ou les transactions qui remontent automatiquement liées à cette acquisition.
Vous devrez catégoriser et subdiviser cette transaction pour retomber sur le montant final de la transaction sur Ownily (voir Étape 3).
Etape 3 : Catégoriser et subdiviser la transaction
On va subdiviser la transaction liée à l'acquisition qui remonte automatiquement sur Ownily et qui représente le solde du compte du notaire.
Les subdivisions de cette transaction incluront tous les mouvements (crédit/débit) qui auraient dû se passer si on était passé par le compte de la SCI pour pouvoir les affecter dans les comptes comptables et les retracer automatiquement dans les documents comptables. Nous devons donc retrouver précisément le solde du notaire à la fin des subdivisions.
Vous devez subdiviser en 3 parties :
Dans les étapes 1, 2 et 2 bis, nous retrouvons les paiements effectués dans le process d'acquisition du bien. Tandis que dans l'étape 3, nous retrouvons le financement qui a permis cette acquisition.
Attention à chaque étape de sélectionner le bon bien dans la subdivision de la transaction.
1/ Catégorisation de l'acquisition du bien dans les comptes comptables
Subdiviser avec la catégorie : "Acquisition d'un bien (prix du bien net de frais)"
💡 À quoi sert cette catégorie ?
Elle sert à indiquer que vous avez acquis un bien pendant l'année comptable et sert de contrôle puisque désormais, lorsque vous enregistrez un bien dans Ownily pour une année comptable donnée, le système remonte automatiquement ce bien dans le bilan. Vous n'avez donc plus besoin de saisir cette transaction manuellement; elle sera automatiquement intégrée dans votre bilan, assurant une mise à jour précise et rapide de vos états financiers.
Comment cela fonctionne ?
Lors de l'acquisition d'un bien, il est nécessaire de scinder sa valeur totale en plusieurs composants distincts tels que le bâtiment, les installations, et les agencements. Cette démarche est cruciale pour remplir correctement le formulaire CERFA, notamment la section "immobilisation - amortissement" qui exige un détail précis par compte comptable (voir la partie sur la complétion du CERFA).
Avant toute chose, assurez-vous de saisir les informations sur les amortissements de votre bien acquis dans l'année d'exercice. Ces informations sont essentielles car le système les utilise pour remplir automatiquement les comptes concernés :
2111002 Terrain - achat/vente
2131002 Bâtiments - gros œuvre, toiture, façade
2135002 Installations techniques électricité, eau, ascenseurs
2184002 Agencement intérieur, ameublement
Cela évite à l'utilisateur de devoir manuellement catégoriser chaque partie du bien dans les différents comptes comptables.
👉 Voir l'article suivant si besoin : IS - Paramétrer mes amortissements
Lier le bien en question
⚠️ Attention ! Seuls les biens acquis dans l'année d'exercice seront proposés.
Ajouter le justificatif
⚠️ Attention ! Vous ne pourrez valider l'ajout du justificatif uniquement si celui-ci a été émis la même année que l’acquisition du bien.
Valider
⚠️ Attention ! Il est crucial que le montant de l'acquisition que vous saisissez soit identique au prix d'achat net de frais indiqué dans la fiche du bien et qu'il corresponde au prix exact du bien indiqué dans l'acte de vente. Si le montant diffère, vous aurez le message "Voir le paramétrage" qui s'affichera pour vous indiquer que la valeur entrée ne correspond pas. Cela garantit que toutes les informations soient cohérentes et correctement enregistrées dans votre comptabilité.
Remarque : Il faut saisir ce montant au négatif puisqu'il s'agit de ce que vous avez payé pour acquérir ce bien.
2/ Enregistrement des frais d'achats
Frais d'achat (à immobiliser)
Subdivisez avec la catégorie : "Frais d'achat (à immobiliser)".
Frais d'acquisition passés en charge
Vous pouvez également choisir la catégorie "Frais d’acquisition passés en charge" dans "Investissements et achats". Cela signifie que ce sera un compte 6 (charge) et ne sera pas immobilisé.
Frais d'achat (à immobiliser) & Frais d'acquisition passés en charge
Vous pouvez aussi subdiviser les frais d'achat entre les 2 catégories "Frais d'achat (à immobiliser)" et "Frais d'acquisition passés en charge".
Attention : Il peut y avoir confusion lorsque vous ne subdivisez pas correctement les frais d'achat et y incluez des taxes et impôts ainsi que des honoraires de gérance. N'oubliez donc pas de séparer les taxes et impôts et les honoraires de gérance des frais d'achat.
Remarque : Si vous utilisez la catégorie "Frais d'acquisition passés en charge" sans séparer les honoraires de gérance et taxes & impôts, cela n'aura pas d'impact dans le CERFA car il s'agit de comptes 6 qui vont diminuer le résultat comptable et se retrouveront donc dans la même case dans le CERFA.
Attention ! Si vous utilisez la catégorie "Frais d'achat (à immobiliser)" et que vous regroupez les taxes & impôts et les honoraires de gérance, vous allez immobiliser ces frais également, car vous les considérez comme faisant partie de l'acquisition. Par conséquent, vous allez les amortir sur plusieurs années alors que vous pourriez les passer en charges dès la première année. C'est un choix comptable.
2bis/ enregistrements des autres types de frais et taxes non liés au notaire
Pour enregistrer correctement les autres types de frais et taxes non liés au notaire, suivez les étapes suivantes :
Subdivisez avec une catégorie de "Taxes et impôts" si vous avez payé une taxe.
Si vous avez payé une taxe (par exemple, la taxe foncière), subdivisez ces frais avec une catégorie de Taxe.
Exemple : Vous avez payé 100€ de taxe foncière.*
Subdivisez avec une des catégories "Honoraires de gérance" ou "Enregistrements et publications" si vous avez eu ce type de frais.
Si vous avez des honoraires de gestion ou des frais d'enregistrement et de publication, subdivisez ces frais avec les catégories appropriées.
Exemple : Vous avez eu 500€ de frais d'agence immobilière.*
3/ Catégorisation du financement de l'acquisition
Ensuite, pour payer tous ces frais, vous avez probablement utilisé un emprunt et/ou un apport en compte courant d'associé. Voici comment procéder pour chaque cas :
Emprunt bancaire :
Si l'acquisition a été financée par un emprunt bancaire qui est passé directement de la banque vers le compte du notaire, vous devez déjà avoir ajouté cet emprunt dans Ownily. Il est crucial de choisir le bon emprunt pour que cela remonte correctement au bilan. Si vous ne sélectionnez pas le bon emprunt, cela déséquilibrera votre bilan car les remboursements pourraient être attribués à un emprunt incorrect.
Subdivisez avec la catégorie : "Emprunt - Déblocage des fonds".
Saisissez le montant total de votre emprunt reçu. Le montant doit être saisi en positif.
⚠️ Attention à choisir le bon emprunt, sinon il ne remontera pas correctement au bilan.
Apport en compte courant d'associé :
Si une partie de l'acquisition a été financée avec un apport en compte courant d'associé qui est passé directement de votre compte bancaire personnel vers le compte du notaire, vous devez également ajouter cet apport dans la catégorie parente "Capital & Réserves".
Subdivisez avec la catégorie : "Apport/Remboursement d'un associé".
Saisissez le montant total de l'apport par compte courant d'associé qui a aidé à financer l'acquisition. Le montant doit être en positif.
Il faut faire tout cela dans la transaction d'acquisition d'un bien. Le financement de l'acquisition est essentiel à comprendre car il représente les entrées d'argent qui viennent toujours en positif, que ce soit de la banque ou des associés.
Comment cela se traduit dans les documents comptables ?
Le FEC
Dans le FEC, les comptes sont affectés.
Lors de l'acquisition d'un bien, toutes les transactions sont enregistrées avec précision pour pouvoir retracer toutes les opérations effectuées par la société.
Le bilan
Comme expliqué précédemment, le système d'Ownily enregistre directement les opérations de l'acquisition d'un bien dans le bilan N, à partir du prix du bien lui-même, sans nécessité votre intervention pour la catégorisation par les comptes 2011002 - Frais d’achat (à immobiliser) ; 2111002 - Terrain / achat & vente ; 2131002 - Bâtiments / gros œuvre, toiture, façade ; 2135002 - Instal. technique électricité, eau, ascenseurs ; 2184002 - Agencement intérieure/ameublement).
Attention ! L'enregistrement de ces opérations se fait bien au niveau du bilan et non au niveau de la reprise du bilan.
Comment cela se traduit dans le CERFA ?
Cela remonte dans la déclaration 2033. Tout est regroupé dans une seule catégorie appelée : "Actif immobilisé - Immobilisations corporelles - Brut".
Les frais d'achats remontent dans la ligne 014 "Actif immobilisé - Immobilisations incorporelles - Autres - Brut". Tout se retrouve finalement à la ligne 044-048-Net "Actif immobilisé - Total I - Net".##
Et nous retrouvons le détail par compte que nous avons dans le bilan dans la section "Immobilisations - Amortissements - Plus values - Moins values" du CERFA car cette page du CERFA permet de retracer les acquisitions et les ventes des biens :
Par exemple :
La valeur du terrain est en ligne 426.*
La valeur de la construction est en ligne 430.*
Voici un exemple d'aide à la lecture du relevé de compte du notaire_
Pour l'acquisition d'un bien sur Ownily, catégorisez le résidu que le notaire doit vous rembourser en raison d'un excédent de fonds avancés, de la manière suivante :
1/ Enregistrement comptable de l'acquisition
Acquisition d'un bien de valeur 145 000€ (au débit de votre relevé de compte notaire) => Catégorie Ownily = Acquisition d'un bien (prix du bien net de frais)
2/ Financement
Par emprunt bancaire à hauteur de 100 000€ (inscrit au crédit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Emprunt - Déblocage des fonds dans Emprunts & frais associés
Par compte courant d'associé à hauteur de 45 000€ (inscrit au crédit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Apport/Remboursement d'un associé dans Capital & Réserves
3/ Les frais d'achat
Imaginons que les frais d'achat s'élèvent à hauteur de 1000€ => Catégorie - Frais d'achat (à immobiliser) dans Investissements & Achats
3bis/ Autres frais divers et taxes hors frais d'achats
Prenons pour notre exemple :
Paiement du prorata de la taxe foncière par votre SCI = 100€ (inscrit au débit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Taxes & Impôts dans Impôts et Taxes. Attention à bien mettre le montant en négatif.
Paiement des frais d'agence par votre SCI = 500€ (inscrit au débit de votre relevé de compte de notaire) => Catégorie Honoraires de gérance dans Frais de fonctionnement. Attention à bien mettre le montant en négatif.
Mis à jour le : 11/02/2025
Merci !